Como administrar a gestão de folha de pagamento – aprenda aqui

Negócios bem sucedidos não deixam de lado a devida gestão da folha de pagamento, atribuindo a esse detalhe grande importância para o desenrolar do planejamento estratégico da empresa. Ainda que não exista uma forma oficial que rege o passo-a-passo desse processo, existem dicas que podem ser seguidas para que a elaboração do documento em questão ocorra sem dificuldades e com resultados satisfatórios.

O primeiro passo é garantir a contratação de bons profissionais que comporão o time responsável pela administração das folhas de pagamento. O departamento de Recursos Humanos, incumbido de tal atividade, está encarregado não somente de elaborar, mas também de verificar todos os dados contidos nas folhas de pagamento. O apreço aos detalhes se justifica pela obrigação prevista em lei, a qual determina a existência de um registro que comprova o vínculo empregatício entre contratado e contratante. Logo, falhas graves podem culminar em penalidades, assim como pagamento de multas e outros processos judiciais acionados pelo próprio funcionário da empresa.

A folha de pagamento inclui a quantidade de horas que o colaborador dedicou à empresa e, caso haja excedente quanto ao tempo de permanência no posto de trabalho, a empresa se vê obrigada a pagar as chamadas horas extras. Para garantir maior controle, também foi imposta uma lei que exige a adoção de registro de ponto para toda e qualquer organização que possua 10 ou mais funcionários. É indiferente a inserção do registro eletrônico ou manual, desde que conste a assinatura do colaborador no resumo mensal de horas trabalhadas. Do ponto de vista administrativo, o registro de ponto é eficaz na detecção de atrasos e faltas.

Influenciadores de pagamento são levados em consideração durante a montagem das folhas de pagamento. Com isso, redobra-se a atenção para:

• Demissões (voluntárias ou promovidas pela empresa);
• Gratificações;
• Descontos tributários;
• 13º salário;
• Férias remuneradas;
• Concessão de bônus.

Com isso, fica claro como não são apenas as novas contratação que causam impacto na gestão das folhas de pagamento. Os dados acima listados dizem respeito aos funcionários que já fazem parte do quadro da empresa, provocando consequentes alterações no planejamento financeiro do negócio.

A fim de evitar maiores problemas com as folhas de pagamento, é sábio implementar uma política de entrega de holerites. Os holerites nada mais são do que comprovantes que apresentam ao funcionário o ganho de determinado período de trabalho, além dos descontos aplicados ao respectivo valor. Aqui cabe a existência de uma verdadeira parceria entre os dois departamentos que injetam informações nesse documento: Recursos Humanos e Financeiro. Colaboradores que denunciarem a não-entrega do holerite geram para a empresa o pagamento obrigatório de multa.

Por fim, porém não menos importante, está o resguardo com o backup de toda a papelada que contribui para a composição da folha de pagamento. É preciso lembrar que qualquer um desses documentos pode ser requisitado para revisão tanto por parte do funcionário quanto por parte de autoridades fiscais. Todo cuidado é pouco quando o assunto é descarte – determinados registros precisam ser mantidos impressos pelo período de 30 anos, bem como papéis relacionados ao FGTS.