A emissão de notas fiscais ocorre por meio de um processo bastante simples, mas que nem por isso deve deixar de ser acompanhado com cuidado. Um erro, por menos que seja, pode prejudicar tanto o contratante quanto o contratado. O apreço por essa transação está nos detalhes que permeiam o contrato que unem as partes em questão.

Mas final de contas, o que é uma nota fiscal? Trata-se de um comprovante da realização de uma venda ou da prestação de um serviço, cuja emissão é de extrema importância em vários aspectos. Por exemplo, para o cliente, é um registro de recebimento que pode vir a compor seus registros financeiros e que viabiliza a solicitação do devido suporte da assistência técnica mediante insatisfações. Para a empresa emissora, a nota fiscal não é uma opção e sim uma exigência da legislação do Brasil. A emissão precisa ser realizada assim que seu produto ou serviço passar às mãos do adquirente.

Os emissores de nota fiscal precisam do Certificado Digital para efetivar o processo. Atualmente, são 2 os formatos disponíveis:

  • Modelo A1: Certificado que fica arquivado em computadores.
  • Modelos A3: Certificado que pode ser armazenado por mídias físicas e salvo em cartões móveis ou pen drives.

E as naturezas das operações com Notas Fiscais são:

  • De Venda
  • De Retorno
  • De Remessa
  • De Devolução
  • De Entrega Futura
  • De Venda Consignada
  • De Venda à Ordem
  • Complementar

Demos continuidade à leitura entendendo os diferentes tipos de nota fiscal, as quais variam de acordo com a atividade econômica exercida pelo emitente. As notas fiscais eletrônicas são emitidas digitalmente e substituem o antigo Cupom Fiscal. Já o formato físico existe para os emitentes que não se encontram na obrigação de utilizar as notas fiscais eletrônicas para comprovar a prestação de um serviço ou a comercialização de um produto.

São muitos os detalhes associados à emissão de notas fiscais. Logo, as dicas a seguir são de valor imensurável.

 

CONFERÊNCIA DOS DETALHES DA NOTA FISCAL

O preenchimento deve ser feito com toda a calma e atenção, a fim de evitar percalços desnecessários. Cabe ao emitente da nota zelar pelo cadastro dos produtos e serviços que comercializou ao seu cliente, pois, do contrário, terá que arcar com o pagamento de uma multa que chega aos 50% do valor total da operação. Consequentemente, a nota fiscal sofrerá anulação de sua emissão e todo o processo será invalidado.

 

CANCELAMENTO DA OPERAÇÃO

Digamos que a nota fiscal já foi emitida e que foi detectada a presença de um erro. Uma vez ciente das consequências dessa realidade, o emitente tem a chance de cancelá-la rapidamente para não arcar com as consequências mencionadas acima. O receptor das notas também carrega parte da responsabilidade do cancelamento de notas fiscais emitidas com erros – cabe a ele solicitá-lo no período máximo de 24 horas após o recebimento.

 

ARMAZENAMENTO ADEQUADO DA NOTA FISCAL

Todas as notas fiscais eletrônicas devem ser guardadas por pelo menos 5 anos, de acordo com as exigências legais. Para que a Receita Federal possa consulta-las e manipulá-las, o emitente e o receptor precisam manter as notas fiscais armazenadas em bom estado. Qualquer comprometimento da qualidade do material acarreta em penalizações.

 

AUTOMATIZAÇÃO DO SERVIÇO

Há emissores que emitem poucas notas fiscais durante seu tempo de atividade e esse baixo volume pode ser melhor administrado por meio de um programa disponibilizado pela Secretaria da Fazenda. Essa adoção torna a rotina de emissões muito mais prática.

Por outro lado, empresas que emitem volumes maiores de notas fiscais podem recorrer a um software que automatiza o processo. O benefício está na eliminação, praticamente total, das falhas que circundam esse processo, assim como preenchimento equivocado ou esquecimento de emissão.

 

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