Quais documentos são necessários para contratar um funcionário

Após um processo de recrutamento e seleção bem sucedido, chega o momento de dar início aos trâmites de contratação. Para que o candidato venha a compor o quadro de funcionários da empresa, é necessário elucidar a importância da entrega de alguns documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho.

A burocracia do recolhimento desses documentos muitas vezes confunde o próprio departamento de Recursos Humanos, o qual se vê obrigada a seguir com os protocolos burocráticos que culminam na contratação efetiva.

O recolhimento desses documentos tem a finalidade de identificar o perfil profissional do mais novo colaborador, possibilitando também a coleta de dados pessoais assim como dado civil e número de dependentes.

No momento da contratação, será solicitado ao indivíduo que compareça à empresa para entregar:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social
• RG
• CPF
• Título de eleitor (para maiores de 18 anos de idade)
• Comprovante de residência
• Cadastro no PIS/PASEP
• Comprovante de escolaridade (pode ser o certificado de conclusão de curso ou uma declaração oficial emitida por uma instituição de ensino superior)
• Certidão de nascimento (para solteiros)
• Certidão de casamento (para casados)
• Certificado de alistamento militar ou reservista (no caso de futuros funcionários do sexo masculino, com idade entre 18 e 45 anos)
• Atestado de Saúde Ocupacional (entregue após a realização do exame médico admissional)
• Carteira Nacional de Habilitação (se o cargo demandar a pilotagem de automóveis)

Caso o novo colaborador tenha dependentes, são acrescentados à lista acima as seguintes documentações:

• Certidão de nascimento dos filhos (com idade até 21 anos)
• Histórico de vacinação dos filhos (com idade igual ou inferior a 7 anos e apenas no caso de salário-família)
• Comprovante de frequência escolar dos filhos (com idade igual ou superior a 7 anos e apenas no caso de salário-família)
• Atestado de invalidez dos filhos (aplicável para qualquer idade)

Após a entrega de todos os documentos cabíveis ao processo de contratação, a empresa tem data limite para retorná-los ao dono. De acordo com a Lei, mesmo que tenha posse apenas de cópias autenticadas, o departamento de Recursos Humanos da contratante dispõe de até 5 dias para devolver os documentos aos contratado. Para a realização do registro na carteira de trabalho, o prazo é ainda menor – são apenas 48 horas. Esse é o período dado para que sejam inseridos na CTPS informações como data oficial de admissão, salário acordado, banco de recolhimento do FGTS e prazo de contrato no caso de vagas temporárias.

Da mesma forma que a empresa se vê nos seu direito de exigir as documentações acima listadas, existem alguns comprovantes que não podem ser exigidos do mais novo colaborador da empresa. São eles:

• Certidão que invalide a existência de processos trabalhistas movidos contra empregadores anteriores
• Registros relacionados à existência ou ausência de dívidas financeiras envolvendo o nome do contratado
• Antecedentes criminais (verificar exceções)
• Exames de gravidez (tanto para resultado positivo quanto para resultado negativo)
• Exame de HIV (tanto para resultado positivo quanto para resultado negativo)

O pedido de qualquer um dos itens acima caracteriza uma ação discriminatória por parte da empresa, que pode resultar em ações judiciais a favor do contratado.