Quando uma empresa precisa verificar os movimentos de suas contas ativas, assim como seus créditos, débitos e saldos, ela recorre ao seu chamado balancete de verificação. Trata-se de um demonstrativo contábil que reúne todas as informações mencionadas, além de dados importantes para o pleno funcionamento do departamento de Contabilidade.
É graças ao balancete de verificação que outros relatórios importantes podem ser gerados com maior facilidade. A geração do Demonstrativo de Resultados (DRE), por exemplo, depende muito dos números contidos nesse outro documento.
Outra função desse demonstrativo contábil é fornecer aos clientes e demais públicos de interesse a segurança de que os lançamentos da empresa são devidos e corretos dentro de determinado período analisado. Em outras palavras, o balancete de verificação compra a veracidade e origem do saldo.
A apresentação do balancete de verificação pode ocorrer de algumas formas. No entanto, existem algumas caraterísticas do documento que são padronizadas. A começar pelo cabeçalho, no qual devem estar indicados não somente o nome da empresa que está realizando a prestação de contas, mas também o período de análise que o demonstrativo contábil representa.
Em seguida, aconselha-se a disposição de duas colunas para que sejam apresentados os saldos devedores e os saldos credores. Logo ao lado, devem estar as linhas com as identificações dos movimentos relativos à conta, que por sua vez são classificados entre “ativo” ou “passivo”.
Ativo é todo o bem pertencente à empresa, seja ele um bem ou um direito, e que pode ser convertido em dinheiro. Na representação do patrimônio, o ativo fica sempre discriminado no campo positivo dos recursos empresariais.
Passivo é o saldo de obrigações, é a conta a ser paga. Passivo representa a dívida com a qual a empresa precisa arcar, honrando seus compromissos com instituições financeiras que cedem empréstimos, com colaboradores que carecem do pagamento de seus salários e benefícios, com o Governo que recolhe impostos e encargos, com fornecedores que providenciam matéria-prima, mercadorias em geral, maquinário, etc.
Vejamos o significado de alguns dos movimentos que geralmente são listados em um balancete de verificação. A começar pelos itens alocados dentro dos ativos:
- Caixa: Representa o valor dos recursos que estão disponíveis para a realização de pagamentos imediatamente.
- Conta-corrente: Indica os valores depositados em uma ou mais instituições financeiras.
- Estoques: São produtos/ materiais utilizados na fabricação dos produtos ou preparação dos serviços entregues pela empresa.
- Veículos: São os automóveis utilizados para deslocamento de colaboradores e/ou estoque.
- Maquinário: São os equipamentos utilizados na fabricação dos produtos ou preparação dos serviços entregues pela empresa.
- Móveis: Peças de mobília que equipam e decoram o espaço físico onde a empresa administra seu negócio e fabrica seus produtos ou prepara seus serviços.
Agora, vejamos os itens alocados dentro dos passivos da empresa em questão:
- Fornecedores: Pessoa ou outra empresa que abastece o negócio com insumos necessários para a fabricação de produtos ou preparo de serviços.
- Salários: Pagamentos feitos aos colaboradores mediante acordo pré-estabelecido no momento da contratação. Os valores flutuam de acordo com o acordo e demais fatores internos da empresa.
- Impostos: Valores mandatórios pagos ao governo em forma de imposto, taxa ou contribuição.
