A admissão de um funcionário vai muito além de assinar um contrato. Trata-se de um processo que envolve o cumprimento de normas legais, organização documental e a correta comunicação com os sistemas do governo, como o e-Social.
Se feita com atenção, a admissão garante mais segurança jurídica para a empresa, evita multas e problemas trabalhistas no futuro. Por outro lado, erros ou omissões nessa etapa podem gerar prejuízos e desgastes com o colaborador recém-contratado.
Neste artigo, listamos todos os documentos obrigatórios, exames exigidos e as obrigações legais envolvidas no processo de admissão de funcionários.
1. Documentos obrigatórios na admissão
Durante a admissão, a empresa precisa reunir os documentos básicos do trabalhador para formalizar o vínculo empregatício. São eles:
- Carteira de Trabalho (CTPS): para registro da contratação e atualizações legais.
- Documento de identidade (RG) e CPF: fundamentais para identificação e validação do cadastro no eSocial.
- Comprovante de endereço: importante para cadastro interno e contatos.
- Título de eleitor: exigido para manter o cadastro regularizado.
- Certificado de reservista (homens maiores de 18 anos): obrigatório para comprovar quitação com o serviço militar.
- Declaração de dependentes para IR: usada no cálculo do imposto de renda retido na fonte e possíveis benefícios.
- Foto 3×4 (em alguns casos, conforme política interna da empresa).
2. Exames médicos e atestado de saúde ocupacional
Antes de iniciar suas atividades, o novo colaborador deve realizar o exame admissional, obrigatório pela CLT. O objetivo é garantir que ele está apto física e mentalmente para a função que irá exercer.
Após o exame, a empresa deve receber o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que comprova a aptidão do trabalhador. Esse documento deve ser arquivado e mantido atualizado durante todo o vínculo empregatício.
3. Registro da admissão no e-Social
Um dos passos mais importantes na admissão é o envio das informações ao e-Social, sistema do governo que unifica os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais.
O evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo) ou o S-2190 (Admissão Preliminar) deve ser enviado antes do início das atividades do funcionário. O não envio pode gerar multas automáticas.
A Multcont orienta que todas as informações cadastrais sejam revisadas antes do envio ao e-Social, evitando inconsistências e notificações posteriores.
4. Contrato de trabalho: formalizando a relação
O contrato de trabalho é o documento que define as regras do vínculo entre empregador e empregado. Ele deve conter:
- Cargo e função;
- Jornada de trabalho;
- Salário e benefícios;
- Local de trabalho;
- Duração do contrato (prazo determinado ou indeterminado);
- Cláusulas específicas, conforme a convenção coletiva da categoria.
A clareza no contrato é essencial para evitar interpretações equivocadas ou futuras disputas trabalhistas.
5. Outros documentos que podem ser exigidos
Dependendo da função ou da política interna da empresa, outros documentos podem ser solicitados no processo de admissão:
- Comprovante de escolaridade: especialmente quando há exigência mínima de formação.
- Certidão de nascimento ou casamento: para atualização de cadastro e benefícios.
- Carteiras profissionais específicas (como CRM, OAB, CREA etc.), se aplicável à função.
6. Como a Multcont auxilia no processo de admissão
O processo de admissão é uma das etapas mais importantes da gestão de pessoas em qualquer empresa, pois ele garante que a contratação seja realizada com segurança jurídica e transparência, tanto para o empregador quanto para o novo funcionário.
A Multcont oferece suporte completo para o processo de admissão de funcionários, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas corretamente, com foco em segurança jurídica e agilidade.
Nosso time cuida da:
- Coleta e conferência da documentação;
- Elaboração de contratos personalizados conforme a legislação;
- Registro e envio de informações no eSocial;
- Apoio nas rotinas do RH e Departamento Pessoal.
Se você quer contratar de forma segura, regular e sem surpresas, conte com a Multcont. Estamos prontos para apoiar seu negócio com eficiência e responsabilidade.
