Após um processo de recrutamento e seleção bem sucedido, chega o momento de dar início aos trâmites de contratação. Para que o candidato venha a compor o quadro de funcionários da empresa, é necessário elucidar a importância da entrega de alguns documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho.
A burocracia do recolhimento desses documentos muitas vezes confunde o próprio departamento de Recursos Humanos, o qual se vê obrigada a seguir com os protocolos burocráticos que culminam na contratação efetiva.
O recolhimento desses documentos tem a finalidade de identificar o perfil profissional do mais novo colaborador, possibilitando também a coleta de dados pessoais assim como dado civil e número de dependentes.
No momento da contratação, será solicitado ao indivíduo que compareça à empresa para entregar:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social
- RG
- CPF
- Título de eleitor (para maiores de 18 anos de idade)
- Comprovante de residência
- Cadastro no PIS/PASEP
- Comprovante de escolaridade (pode ser o certificado de conclusão de curso ou uma declaração oficial emitida por uma instituição de ensino superior)
- Certidão de nascimento (para solteiros)
- Certidão de casamento (para casados)
- Certificado de alistamento militar ou reservista (no caso de futuros funcionários do sexo masculino, com idade entre 18 e 45 anos)
- Atestado de Saúde Ocupacional (entregue após a realização do exame médico admissional)
- Carteira Nacional de Habilitação (se o cargo demandar a pilotagem de automóveis)
Caso o novo colaborador tenha dependentes, são acrescentados à lista acima as seguintes documentações:
- Certidão de nascimento dos filhos (com idade até 21 anos)
- Histórico de vacinação dos filhos (com idade igual ou inferior a 7 anos e apenas no caso de salário-família)
- Comprovante de frequência escolar dos filhos (com idade igual ou superior a 7 anos e apenas no caso de salário-família)
- Atestado de invalidez dos filhos (aplicável para qualquer idade)
Após a entrega de todos os documentos cabíveis ao processo de contratação, a empresa tem data limite para retorná-los ao dono. De acordo com a Lei, mesmo que tenha posse apenas de cópias autenticadas, o departamento de Recursos Humanos da contratante dispõe de até 5 dias para devolver os documentos aos contratado. Para a realização do registro na carteira de trabalho, o prazo é ainda menor – são apenas 48 horas. Esse é o período dado para que sejam inseridos na CTPS informações como data oficial de admissão, salário acordado, banco de recolhimento do FGTS e prazo de contrato no caso de vagas temporárias.
Da mesma forma que a empresa se vê nos seu direito de exigir as documentações acima listadas, existem alguns comprovantes que não podem ser exigidos do mais novo colaborador da empresa. São eles:
- Certidão que invalide a existência de processos trabalhistas movidos contra empregadores anteriores
- Registros relacionados à existência ou ausência de dívidas financeiras envolvendo o nome do contratado
- Antecedentes criminais (verificar exceções)
- Exames de gravidez (tanto para resultado positivo quanto para resultado negativo)
- Exame de HIV (tanto para resultado positivo quanto para resultado negativo)
O pedido de qualquer um dos itens acima caracteriza uma ação discriminatória por parte da empresa, que pode resultar em ações judiciais a favor do contratado.
